Korespondencja

Korespondencja w Wlaunch

Korespondencja w Wlaunch pozwala być na bieżąco z ważnymi wydarzeniami oraz utrzymywać stały kontakt z klientami i pracownikami. W tym artykule dowiesz się, jak działają wiadomości, czym różnią się powiadomienia od przypomnień i jakie ustawienia są dostępne w systemie.

Wiadomości osobiste

Jeśli chcesz wysłać korespondencję do swojej bazy klientów, wykonaj następujące kroki:

• Przejdź do sekcji "Klienci".
• W razie potrzeby przefiltruj listę klientów.
• Kliknij przycisk "Wyślij wiadomości".
• Sformułuj wiadomość i kliknij przycisk "Wyślij".

Jeśli chcesz wysłać wiadomość osobistą tylko do jednego klienta, skorzystaj w tym celu z:

• Szczegółów klienta (sekcja "Klienci" → "Szczegóły klienta").
• Szczegółów konkretnej wizyty klienta.

Powiadomienie czy Przypomnienie?

Powiadomienia i przypomnienia mają różne cele i cechy:

• Powiadomienia są wysyłane w momencie utworzenia lub zmiany wizyty. Ich głównym celem jest poinformowanie o fakcie rezerwacji, przełożenia lub anulowania. Mogą zawierać datę, godzinę, usługę i inne ważne informacje.
• Przypomnienia są wysyłane w określonym czasie przed (lub po) rozpoczęciu wizyty, aby przypomnieć klientom o spotkaniu lub pomóc im się przygotować. Na przykład godzinę lub dwie przed rozpoczęciem wydarzenia.

Kanały korespondencji

Na platformie Wlaunch dostępne są trzy kanały dostarczania wiadomości:

• Telegram
• Email
• SMS

Kolejność kanałów określa sekwencję ich sprawdzania podczas wysyłania wiadomości. Na przykład, jeśli chcesz zoptymalizować koszty, zalecamy kolejność: Telegram → Email → SMS.

Oznacza to, że najpierw system sprawdzi, czy klient ma subskrypcję bota Telegram. Jeśli tak - wiadomość zostanie wysłana tam. Jeśli nie - sprawdzany jest Email. Tylko gdy nie ma możliwości wysłania wiadomości przez Telegram ani Email, wiadomość wysyłana jest przez SMS.

Warianty odbiorców

System umożliwia wysyłanie wiadomości do następujących grup użytkowników:

• Oddział: kontakty w sekcji "Korespondencja → Ustawienia → Odbiorcy".
• Zasób: kontakty w sekcji "Zasoby → Informacje".
• Klient: kontakty w sekcji "Klienci → Szczegóły klienta".

Ustawienia zaawansowane

Dodatkowe ustawienia pozwalają na bardziej elastyczną kontrolę procesu wysyłania wiadomości.

Liczba wysyłek

Ta opcja pozwala ustawić liczbę razy, ile system może wysłać powiadomienie lub przypomnienie zgodnie z daną regułą. Pomaga to uniknąć zbędnych wiadomości lub odwrotnie - zagwarantować informowanie przy każdej zmianie.

Opóźnienie przed wysłaniem

Jeśli aktywnie pracujesz z wizytami, możesz skorzystać z tej opcji, aby system wysyłał wiadomości dopiero po zakończeniu ostatniej edycji (na przykład 2 minuty po ostatniej zmianie), ignorując pośrednie edycje.

Nie wysyłaj, jeśli czas rozpoczęcia wizyty już minął

Ten przełącznik pozwala ustawić, czy należy wysyłać wiadomość o wizycie, jeśli jest ona tworzona lub zmieniana już po faktycznym czasie rozpoczęcia wydarzenia.

Wyślij, jeśli czas przypomnienia minął, ale wizyta jeszcze się nie rozpoczęła

Opcja pozwala określić, czy należy wysłać przypomnienie, jeśli wizyta została zmieniona po czasie, kiedy przypomnienie miało zostać wysłane, ale samo wydarzenie jeszcze nie nastąpiło.

Przykłady reguł

Poniżej przedstawiono kilka przykładów ustawień powiadomień i przypomnień w systemie.

Powiadomienie o nowej wizycie dla klienta:

Przypomnienie dla klienta na 2 godziny przed rozpoczęciem wizyty:

Aby przeglądać dostępne integracje, przejdź pod poniższy link: